Buenas relaciones y expectativas claras hacen que trabajadores fuera de la oficina tengan éxito.

Por David Javitch

Las fusiones y adquisiciones, más el tiempo flexible y múltiples lugares de trabajo, han creado la necesidad para acuerdos de trabajo alternativos--y en muchos casos esto representa equipos de empleados que trabajan fuera de la compañía. En la edad electrónica, los empleados en sitios diferentes pueden ser conectados por el correo electrónico, el fax, el teléfono y conferencias en web. Ya sea que sus empleados están trabajando en una planta diferente, fábrica, edificio de oficinas o desde casa, enfrentar el asunto de tener empleados fuera de su oficina central es vital para el éxito de su empresa.

¿Qué tipo de empleado es mejor adecuado para trabajar fuera de la oficina? Específicamente, los empleados deben ser personas independientes con iniciativa que no necesitan a un supervisor. Tienen que tener afirmación personal y pedir ayuda antes de que la situación se haga crítica. Además, deben ser personas que saben evaluar bien su propio trabajo y saber cuándo necesitan pedirle ayuda a otros. Deben voluntariamente pedir consejos de otros sin tener miedo de parecer poco professional o ineptos. Y aún más importante, deben poder crear su propia jornada laboral sin la estructura de un día formal de ocho horas.

¿Pero qué problemas pueden surgir con este acuerdo? Principalmente, empleados que trabajan fuera de la oficina central a veces se quejan de que no se sienten como parte del equipo, que un espíritu de camaradería no existe debido a la separación física entre oficinas. También, contraer una compenetración entre supervisor e empleado puede ser difícil ya que no está in situ. Por consecuente, es fácil que fechas límites y plazos no se cumplan. El trabajo sin supervisión puede empezar a ser distraído y malhecho. Otro asunto relacionado es, "fuera de vista, fuera de mente": el trabajo de alguien fuera de la oficina puede llegar a ser considerado o valorado menos que el de alguien en la oficina. Y finalmente, sin un día estructurado, el rendimiento de trabajo puede verse afectado.

¿Así que qué puede hacer para asegurar la productividad y el éxito de sus empleados? Primero, usted debe comunicar sus expectativas, incluyendo plazos de entrega. Las fechas límites deben ser firmes y a corto plazo para asegurar que el trabajo es aceptable, oportuno y en coordinación con los empleados en la oficina. La realimentación sobre el progreso debe ser preciso, medible, oportuno y orientado a la acción. Sobre todo, sus trabajadores lejanos deben sentir que pueden pedirle consejos al supervisor fácilmente.

Para asegurar la responsabilidad, los objetivos deben ser claros y escritos para garantizar el acuerdo entre todas las partes. Si usted no sabe a donde va, terminará en otro lugar. Empezar mal o en la dirección inapropiada puede significar el desastre, especialmente cuando sus trabajadores están en sitios diferentes. Además de objetivos, llegar a un acuerdo sobre la calidad del trabajo ayudará a eliminar cualquier duda sobre lo que es requerido. La relación entre empleados y supervisores también deben ser definidos; cada empleado debe comprender a quién debe informar de su progreso.

El aspecto final para considerar es la comunicación. A menudo, el correo electrónico es la manera más fácil y más rápida de comunicarse, pero puede ser difícil expresar emoción en correos electrónicos y puede resultar en interpretaciones equivocadas. Alguien que siempre es sucinto en sus correos electrónicos puede ser considerado descortés por un compañero de trabajo más amigable, mientras que una broma cordial podría perder su gracia y ser leído como un insulto por el receptor.

Los medios más eficaces de transmitir y recibir mensajes son una combinación de correo electrónico, faxes, llamadas en conferencia, y conferencias de video y web. Estos últimos son particularmente importantes ya que permiten ver a las personas con las que usted está hablando. Mientras este componente visual puede ayudar a facilitar las relaciones personales, nada puede reemplazar la calidad de una reunión frente a frente. Para maximizar la interacción interpersonal, crear la compenetración entre empleados, y mejorar las relaciones de trabajo y personales, las reuniones en persona deben ser programados por lo menos trimestralmente.