¿Estás a punto de enfrentarte a tu primera presentación de relaciones públicas de tu empresa? ¿Un reportero local quiere entrevistarte como empresario prometedor? ¿Sueñas en las ventas que esto le reportará a tu negocio, pero te preocupa no poder responder a las llamadas de ventas con suficiente rapidez? ¿Estás tan preocupado fantaseando en el futuro que no te preparas para el presente?

¿Cuál es el resultado? No puedes describir a tu empresa en 25 palabras o menos. Te enredas con los datos importantes: cuándo empezó, el mercado al que se dirige o los productos o servicios que ofrece. Suenas más como un empleado nuevo que como el dueño de la empresa, y repentinamente te das cuenta de que no pasaste la prueba.

Para evitar este fiasco, la próxima vez que llamen los medios de comunicación prepara el perfil de la compañía, esto es, un breve resumen de la empresa y sus principios, diseñado para dar al lector una "probadita" de tu negocio.

Aquí la palabra clave es "conciso". Miles Spencer, co-fundador de Money Hunt Properties LLC, una compañía que ayuda a los empresarios a encontrar financiamiento en Estados Unidos, recomienda no destinar más de una página a la descripción de la empresa. El interés se diluye, advierte Spencer, cuyos clientes usan los perfiles como parte de sus tácticas para solicitar respaldo financiero. "Incluye en las primeras dos o tres oraciones la particularidad de tu negocio, lo que la hará cambiar el mundo", añade.

Lance Chastain, de 37 años, presidente de Interex, una empresa que desarrolla y vende accesorios y periféricos para computadora, cuenta que llaman a su perfil versión express, para denotar que lo entregan de inmediato y sin palabras de más, y aún así comunican los factores decisivos al público interesado.

Echa un vistazo a la estructura y los principales elementos del perfil de una empresa:

Inicia con un "gancho". Explica el porqué tu compañía es poco común, por ejemplo, por el hecho de que esté dirigida por mujeres en un campo masculino. Quizá ofreces un servicio que no ofrece nadie más, o tienes todos los derechos de mercadotecnia sobre un producto en particular. Resalta cualquier aspecto que te diferencie de tus competidores.

Describe tu mercado objetivo, Esto es tu cartera actual de clientes y los proyectos importantes que has emprendido. No dejes de señalar si tu clientela actual y tus prospectos son indicio de crecimiento, como el mercado de adolescentes, por ejemplo.

Resume tu entorno comercial, haciendo énfasis en cualquier triunfo, ya sea en este mismo campo o en los negocios en general. Si te ubicas en el último punto, la clave está en establecer paralelismos entre el pasado y el presente. Quizás empezaste a prestar un servicio de arquitectura de jardines durante la preparatoria y ahora eres diseñador de interiores de oficina. Aunque son campos diferentes, ambos requieren de la completa satisfacción del cliente y de la capacidad para enfrentar fechas establecidas. Si tus logros están respaldados por una capacitación especializada, siéntete doblemente triunfador.

Proporciona cifras: Tu historial de ventas y de crecimiento. ¿Cuándo abrió tu empresa? ¿Cómo se ha desarrollado? ¿Qué ganancias espera obtener? Un resumen financiero breve pero sustancioso da al lector información suficiente para valorar el éxito de una empresa sin revelar información confidencial. Asimismo, señala el tipo de compañía de que se trata (un solo propietario o una sociedad) y, si es pertinente, proporciona información sobre el capital comercial. Si cuentas con planes de nuevos desarrollos o de expansión, aquí es donde deberás "ponerle crema a tus tacos".

Finaliza con toda la información importante para que entren en contacto contigo: tu nombre y los de las personas claves en la empresa, domicilios, números de teléfono y fax, incluyendo direcciones de correo electrónico.

Después de haber invertido tiempo en desarrollar el perfil de tu compañía, asegúrate de que produce la impresión correcta. Y no olvides la presentación: atractiva y en papel de buena calidad. El perfil de tu empresa no sólo debe impresionar a los clientes potenciales, sino también atraer la atención de los periodistas que ven cientos de folletos informativos todos los días.

Jugada Inteligente

Una vez que ya hiciste todo esto, ¿cómo puedes aprovechar en un futuro el perfil de tu empresa? Aquí te presentamos algunas formas.

a) Inclúyelo en carpetas elegantes y paquetes de ventas para prospectos, a fin de dar a conocer tu empresa.

b) Adjúntalo a boletines de prensa, invitaciones a conferencias de prensa y solicitudes de cobertura para que los medios de comunicación tengan a mano información precisa y detalles adicionales que completen el historial.

c) Agrégalo a la documentación que presentes cuando solicites apoyo financiero; te servirá para demostrar la solidez y el potencial de tu empresa.

d) Usalo para reclutamiento de personal y como herramienta de capacitación para los nuevos empleados, a fin de que se familiaricen con los antecedentes y objetivos de la empresa.